Već duže vrijeme svjedočimo porastu popularnosti virtualnih ureda. Svi koji su u posljednjih nekoliko godina pokrenuli poslovanje tijekom svoje potrage za zakupom poslovnog prostora naišli su na oglase o virtualnim uredima. Ključ svega je da rad od kuće postaje sve dostupniji širem broju tvrtki i samozaposlenima, stoga zakup fizičkog ureda više nije nužan. Sama ideja virtualnih ureda temelji se na tehnologiji, poglavito na onoj koja omogućava online komunikaciju, jer bez nje bi virtualni uredi i dalje ostali samo - ideja.

Što podrazumijeva virtualni ured?

Virtualni ured omogućava rad od kuće malim i srednjim poduzetnicima i samozaposlenima pri čemu su im različite usluge dostupne putem Interneta, iste koje bi koristili da su zakupili fizički ured. Nastanak virtualnog ureda omogućili su pojava i razvoj komunikacijske tehnologije. Ova je omogućila velikom broju ljudi promjenu radnih navika i organizacije prostora za rad. Uspostavljanje virtualnog ureda financijski je isplativije, ne samo zbog toga što nema potrebe za zakupom poslovnog prostora, već i stoga što korisnici virtualnih ureda mogu odabrati točno one usluge koje su im potrebne. Većina tvrtki koja je specijalizirana za pružanje usluga virtualnih ureda nudi različite pakete i u okviru njih pruža korisnicima brojne mogućnosti. Kako fluktuira tip i opseg poslovanja paketi se mogu mijenjati ili se mogu dodavati nove usluge, odnosno otkazati one koje više nisu potrebne. Premda u svom nazivu sadrži riječ virtualni, takva vrsta ureda pruža sve usluge koje se mogu naći i kod tradicionalnih ureda, kao što su adresa, zaprimanje i prosljeđivanje pošte, zakup telefonske linije i preusmjeravanje poziva, pa čak i usluge tajnice. Moguće je i na kraće vrijeme zakupiti fizički ured, coworking prostor ili prostoriju za sastanke.

Sve usluge tradicionalnog ureda na jednom mjestu

Osnova svih usluga virtualnog ureda je adresa sjedišta tvrtke. Atraktivna i prepoznatljiva adresa sjedišta dat će svakoj tvrtki profesionalniji imidž, bilo da se radi o tek osnovanoj ili već uhodanoj tvrtki. Zakup poslovne adrese povoljniji je od zakupa samog ureda, jer nema plaćanja pologa i pritiska oko gubitka istog ukoliko posao ne krene kako je bilo zamišljeno. O troškovima održavanja ureda, režijama, uredskom namještaju i opremi, korisnici koji rade od kuće ne moraju razmišljati.

Kako će adresa sjedišta biti ujedno i ona na koju će pristizati pošta koja se tiče poslovanja tvrtke, uz zakup poslovne adrese dolazi i usluga zaprimanja pošte i njenog skeniranja i prosljeđivanja.

Korisnici virtualnih ureda imaju pristup fizičkim uredima ili coworking prostorima gdje mogu doći obaviti određeni dio svog posla, kao i prostoriji za održavanje sastanaka. Kod ovog zadnjeg na raspolaganju imaju tajnicu koja će dočekati njihove klijente, smjestiti ih i pripremiti sve što je potrebno za održavanje sastanka. Virtualna tajnica može zaprimati pozive u ime korisnikove tvrtke zahvaljujući usluzi zakupa telefonskog broja i odgovaranja na pozive, odnosno preusmjeravanja na drugi željeni broj.

Virtualni asistent još je jedna usluga značajna za virtualne urede. Umjesto korisnika i za njegove potrebe obavlja administrativne zadatke koji bi korisniku inače oduzeli vrijeme posvećeno važnijem dijelu posla. Pritom korisnik ne mora zaposliti tu osobu, niti joj osigurati prostor za rad, već ju plaća ovisno o obavljenim zadacima.

Troškovi svakodnevnog poslovanja ureda bitan su čimbenik koji utječe na odluku o zakupu virtualnog ureda. Nekoliko je mogućnosti koje stoje na raspolaganju korisnicima ako se posao ne krene razvijati u željenom smjeru: otkazivanje zakupa bez straha od gubitka depozita, jer se ovaj ne plaća pri ugovaranju usluge, kao i promjena paketa usluga ili otkazivanje usluge koja više nije potrebna.

Pogodnosti virtualnog ureda može koristiti svatko

Bilo da je riječ o tvrtki koja tek pokreće svoje poslovanje ili o tvrtki koja je već uhodana, ali traži način za smanjenje operativnih troškova, korištenje usluga virtualnog ureda može biti od koristi svima. S obzirom na troškove osnivanja tvrtke, kapital je ponekad jedva dostatan kako bi se započelo poslovanje, pri čemu se mora uzeti u obzir i mogućnost da se ono neće održati. Mnogi poduzetnici su prisiljeni zatvoriti svoje tvrtke u vrlo kratkom roku od njihovog osnivanja. Profesionalan imidž tvrtke sa sjedištem na prestižnoj adresi od samog početka ostavlja pozitivan dojam na klijente, dok ostale usluge omogućavaju djelatnicima da se usmjere isključivo na središnji dio svog poslovanja, kako bi se ono razvilo i održalo. Virtualni uredi nisu ograničeni na tvrtke koje imaju samo nekoliko zaposlenika ili na samozaposlene, već ih mogu koristiti i puno veće tvrtke ako znaju organizirati posao, pri čemu im mogu pomoći različita tehnološka rješenja. Rad od kuće više nije nepoznanica u današnjem svijetu i mnogo je primjera velikih i uspješnih kompanija koje su svoje zaposlenike iz poslovnih zgrada preselile u njihove domove (ili neke druge prostore ugodnije za obavljanje posla).

Budućnost poslovanja u virtualnom svijetu

Sve se više ljudi okreće virtualnom načinu poslovanja, što je posljedica digitalne revolucije. Od iznimne je koristi svima koji ulaze na sve konkurentnije tržište, ali i tvrtkama i samozaposlenima koji posluju već godinama. Gledano s ekonomskog stajališta, virtualni uredi su povoljniji izbor u odnosu na tradicionalnu organizaciju radnog prostora. Kako korisnici ne moraju razmišljati o zakupu poslovnih prostora, njihovom održavanju i režijama, ostaje im da tako ušteđen novac ulože u radnu snagu, marketing ili proizvodnju odnosno pružanje usluga. Virtualni ured im u tome pomaže time što im nudi različite usluge koje im otvaraju mogućnost da budu prepoznati na tržištu kao respektabilna i pouzdana tvrtka.