Kako virtualna tajnica i virtualni asistent mogu pomoći vašem poslovanju?

Dok u tipičnoj uredskoj organizaciji poslovanja ponekad ne možemo povući jasnu granicu između tajnice i asistenta u pogledu zadataka koje obavljaju, u virtualnom svijetu razlike itekako postoje. Razvoj tehnologije omogućio je da mali i srednji poduzetnici, kao i samozaposlene osobe, uživaju pogodnosti koje su inače dostupne samo velikim kompanijama. Riječ je o još relativno nepoznatim uslugama virtualne tajnice i virtualnog asistenta o kojima možete više saznati u nastavku članka.

Virtualna tajnica i virtualni asistent su odlično rješenje za svako poslovanje iz dva jednostavna razloga:

1. Nije potrebno zaposliti ih na puno radno vrijeme jer će oni biti angažirani samo u okviru točno određenih zadataka koje je potrebno izvršiti.

2. Odradit će one poslove i izvršiti one zadatke koji su nužni za uspjeh poslovanja, ali obično oduzimaju puno vremena.

Virtualna tajnica

Danas je moguće ne samo zakupiti virtualni ured i raditi od kuće, nego i unajmiti virtualnu tajnicu koja može raditi sve što bi radila i tajnica u fizičkom uredu. Ona daje kvalitetnu podršku svakom poslovanju i ostavlja pozitivan dojam na klijente te poboljšava profesionalni imidž svake tvrtke. Odgovara na telefonske pozive u ime tvrtke koja ju je angažirala, brine o pristigloj pošti, vodi evidenciju i obavještava korisnike virtualnog ureda o svemu što zahtjeva pažnju. Usluga virtualne tajnice koju pruža Virtual Office Croatia svakom korisniku vodi virtualni ''poštanski sandučić'' smješten u oblaku, u kojem mu se nalazi sva pristigla pošta u digitaliziranom obliku.

Za sve one kojima je potrebna prostorija za sastanke, tajnica će dočekati njihove klijente, uvesti ih u prostoriju i pobrinuti se da sve bude spremno prije početka sastanka.

Virtualni asistent

Virtualni asistent pruža podršku u poslovanju samozaposlenim osobama ili manjim i srednjim tvrtkama bez potrebe da ga se zaposli. U mogućnosti je raditi s jedne određene lokacije putem različitih komunikacijskih platformi, što znači da se za njega ne mora osigurati radni prostor. Virtualni asistent odrađuje specifične zadatke koje pred njega postavi tvrtka koja ga je angažirala, poput primjerice poslova istraživanja ili analize tržišta. Svaka tvrtka se u svom poslovanju suočava s određenim poteškoćama ili nemogućnošću da se posveti brojnim detaljima koji se ne smiju zanemariti i koji su ključni za poslovni uspjeh. Odlika virtualnog asistenta je da, radeći na različitim projektima i surađujući s raznim tvrtkama, može brže prepoznati i riješiti tekuće probleme i nedoumice i tako pridonijeti poslovanju svakog poduzetnika.

Usluga virtualnog asistenta povezana s jedinstvenom uslugom otvaranja virtualne podružnice u Republici Hrvatskoj i na području Europske unije, o čemu više možete pročitati u zasebnom članku. Neke od usluga koje asistent pokriva su marketinške usluge, pronalaženje distributera, stupanje u kontakt s maloprodajom, obavljanje administrativnih poslova, organiziranje uredskog poslovanja (office management), uspostavljanje poziva, komunikacija e-mailom, kao i zastupanje i održavanje sastanaka s kupcima na području Europske unije.

Virtualna pomoć dostupna u bilo kojem trenutku

Više je razloga zašto je odlična ideja unajmiti virtualnog asistenta ili virtualnu tajnicu. Virtualni asistent štedi vrijeme jer odrađuje različite zadatke iz područja marketinga, održavanja društvenih mreža, istraživanja i analiza, pronalaženje klijenata, predstavljanja tvrtke i održavanja kontakata. Njegova vrijednost je u tome što na kvalitetan i jednostavan način može olakšati poslovanje i pružiti podršku na različitim područjima. Virtualna tajnica je usluga koju bismo preporučili svima koji žele da njihovo poslovanje bude prepoznato kao profesionalno, ozbiljno i pouzdano. Njene usluge, u okviru kojih brine o svakodnevnim uredskim zadacima (briga o pošti, telefonski pozivi, sastanci), povećavaju produktivnost tvrtke koja ju je angažirala.

Trenutna situacija u svijetu postavlja pred nas mnogo izazova koji će utjecati na budućnost poslovanja. U posljednjih nekoliko mjeseci brojne tvrtke suočile su se s problemima u uspješnom obavljanju svog posla. Možda će nas vrijeme u kojem se nalazimo naučiti kako da olakšamo svakodnevno poslovanje i pokazati da je dodatna pomoć u virtualnom obliku svakako dobrodošla.